En 2025, l’établissement modernise son système d’information financier par une migration de l’application Sirep@ vers l’application PEP premium.
Celui-ci consiste à couvrir l’ensemble de la chaîne financière, de l’engagement juridique induit par la notification d’un marché ou d’une commande au décaissement concret des sommes dues à un prestataire. Cela s’accompagne par ailleurs de l’enregistrement des informations, de leur conservation et de leur valorisation.
Techniquement, pourquoi avoir engagé cette modernisation ?
La modernisation de notre système d’information répond tout d’abord à la nécessité de s’appuyer sur un outil plus pérenne, pour éviter tout risque d’obsolescence technologique. En effet Sirep@ est un outil robuste mais vieillissant et qui ne sera bientôt plus maintenu.
Outre la nécessité technique, cette migration représente également une opportunité stratégique pour l’établissement de repenser et d’optimiser l’ensemble de sa chaine de gestion financière, afin d’en tirer plus d’efficacité et d’agilité.
Il s’agit en effet d’unifier la totalité de la chaîne en exploitant les fonctionnalités d’un seul et même outil là où l’Oppic utilisait auparavant deux outils interfacés. L’unification des chaînes permet d’exécuter des engagements juridiques plus rapidement, en évitant désormais les complexités induites par l’interfaçage. Cette unification induit une exécution plus fluide des notifications des commandes et des marchés.
Enfin, le nouvel outil permettra d’exploiter plus aisément, via des états de reporting intégrés, toutes les données utiles au pilotage financier des opérations menées par l’Oppic.
En tant qu’établissement public, la chaîne d’exécution financière comprend deux acteurs : l’ordonnateur, qui engage, liquide et ordonnance les dépenses, et le comptable, seul habilité à manier les fonds publics et donc à payer les prestataires après avoir exercé les contrôles qui lui incombent. La bonne relation entre ces deux acteurs est-elle toujours garantie ?
Le nouvel outil répondra aux mêmes exigences de sécurité juridique et financière qu’auparavant à chaque étape du processus d’exécution des dépenses, via des habilitations informatiques distinctes. Celles-ci garantissent, comme auparavant, de tracer les actions de visa et validation de ces acteurs sur les actes qu’ils initient ou qui leur sont soumis. Par ailleurs, l’ensemble des pièces justificatives nécessaires au contrôle du fondement de la dépense restent enregistrées sous format dématérialisé dans la gestion documentaire de l’outil, qui permet leur conservation.
Un outil plus moderne, un circuit unifié, des relations ordonnateur/comptable plus fluides, des outils de reporting intégrés. Quels effets sont attendus sur la performance financière ?
Le flux des actes entre les acteurs sont dématérialisés sur toute la chaîne d’exécution financière, ce qui assure une rapidité accrue dans leur traitement et, par voie de conséquence, une réduction des délais de paiement. Bien sûr, il y a le temps de mise en route de l’outil, mais une fois la période de rodage terminée, cette efficience du process sera démontrée. Les éléments de reporting participent à une information en temps réel de l’exécution financière des marchés publics que nous pourrons ainsi délivrer avec toute la fiabilité requise.
A court et moyen terme, quels sont les projets de l’Oppic pour continuer à améliorer son système d’information financier ?
A terme, l’Oppic souhaite améliorer ses circuits dans le traitement des situations de travaux et automatiser l’intégration des données financières enregistrées dans EDIFLEX directement dans son application de gestion financière PEP. Cela permettra à terme d’accroître l’efficacité de la chaîne, d’éviter les risques liés aux saisies multiples et ainsi les risques d’erreur de lecture des données. Mais l’unification constitue déjà une amélioration substantielle de l’efficacité de notre système.